Πολλοί από τους επιχειρηματίες των δυναμικά αναπτυσσόμενων επιχειρήσεων έχουν αυτή την άποψη για την λογιστική «είναι υπερτιμημένη και πραγματικά δεν συμβάλλει στην τελευταία γραμμή». Ή μήπως το κάνει? Τα άτομα που κινούν τον λογιστικό σύστημα μιλούν με ασαφείς και ακατάληπτους όρους χρεώσεων και πιστώσεων. Έχουν δε μικρή κατανόηση στην λειτουργία που δημιουργεί τα χρήματα για να πληρώσει τους μισθούς τους.
Σας φαίνεται γνωστό; Ίσως είστε και εσείς ένας από τους επιχειρηματίες οι οποίοι μοιράζονται αυτές τις σκέψεις. Καλώς ορίσατε. Δεν θα σας αλλάξουμε εμείς την γνώμη υπέρ της λογιστικής. Ωστόσο, εικάζουμε ότι μόλις δείτε πώς θα σας δημιουργήσουμε ένα αποτελεσματικό σύστημα λογιστικής για την επιχείρηση σας, αυτό που πραγματικά θα συμβάλλει στη συνολική κερδοφορία της θα αλλάξετε εσείς την άποψη αυτή σ τον εαυτό σας.
Η Πληροφορία σημαίνει Κέρδη
Σκοπός του λογιστικού συστήματος είναι η επικοινωνία. Παράγει χρήσιμες πληροφορίες (όχι ανεπεξέργαστα δεδομένα) που λένε συγκεκριμένα πράγματα για την εταιρεία. Σε εκείνους που κατανοούν τι λέει αυτό το περίπλοκο σύστημα (και θα είστε ένας από αυτούς μετά την επικοινωνία μας), είναι σαν τα χρήματα στην τράπεζα.
Ξαφνικά, οι πληροφορίες που χρειάζεστε για την λειτουργία της εταιρείας είναι στο χέρι σας. Φυσικά, αυτές οι πληροφορίες είναι διατυπωμένες σε οικονομικούς όρους. Αυτή είναι η γλώσσα του συστήματος λογιστικής που χρησιμοποιείτε. Αλλά δεν είναι περίπλοκη και με τη βοήθεια μας δεν θα σας είναι άγνωστα. Ακολουθούν δύο παραδείγματα που αποδεικνύουν αυτό.
Γνωρίζοντας Τι να ψάξουμε
Ήταν άγνωστη η γλώσσα της λογιστικής για να περιγράψει αυτά τα δύο προβλήματα; Όχι ήταν η λύση τόσο μεγάλο μυστήριο; Και πάλι, όχι. Για την μία, η απάντηση ήταν απλά η συλλογή των απαιτήσεων γρηγορότερα. Το λογιστικό σύστημα προσδιορίζει τους παραβατικούς πελάτες.
Για την άλλη, η απάντηση ήταν η ρύθμιση προμηθειών. Για άλλη μια φορά, το λογιστικό σύστημα ήταν αυτό που παρουσίασε ποια προϊόντα και ποιοι πωλητές δεν ακολουθούσαν την πολιτική της εταιρείας.
Η διαχείριση που χρειαζόταν ήταν στην κατανόηση των πληροφοριών που διατίθενται από το λογιστικό σύστημα για να βοηθήσει στη λειτουργία της εταιρείας. Κατά αυτόν τον τρόπο θα χρησιμοποιήσουμε το λογιστικό σύστημα σας.
Περιθώρια κέρδους Εμπορικής Εταιρείας
Η εταιρεία πωλεί χονδρική. Τα κέρδη μειώθηκαν χωρίς εμφανή λόγο. Ωστόσο, έγινε η απαραίτητη ερευνά, ώστε να διερευνήσουμε την ικανότητα του τμήματος πωλήσεων να μεταφέρει τις πρόσφατες αυξήσεις των τιμών στους πελάτες.
Στη σύγκριση των τιμών πώλησης με τις τιμές αγοράς είχε μείωση 20 τοις εκατό του μικτού περιθωρίου κέρδους (πωλήσεις - κόστος πωληθέντων = μικτό περιθώριο κέρδους). Η λύση ήταν να ρυθμιστούν οι προμήθειες πωλήσεων στον εν λόγω τιμοκατάλογο της εταιρείας. Τα Κέρδη ως εκ θαύματος ανέκαμψαν.
Εταιρεία Παραγωγής
Η εταιρεία κατασκευάζει τα κουτιά «σασί για υπολογιστές». Φαινόταν ότι δεν υπήρχαν αρκετά χρήματα στην τράπεζα για να πληρώσει τους λογαριασμούς. Μια γρήγορη ματιά στα γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών αποκάλυψε ότι οι πελάτες πλήρωναν κατά μέσο όρο 3 μήνες μετά τον προβλεπόμενο, από τους όρους της πώλησης, χρόνο.
Αντί να «βουτά» στη γραμμή της πίστωσης, η λύση ήταν να οργανώσουν μια πιο επιθετική πολιτική είσπραξης. Η εταιρεία χρησιμοποίησε το υπολογιστικό σύστημα της για την παρακολουθεί την πρόοδο προς την κατεύθυνση που είχε θέσει στόχο. Σε διάστημα τεσσάρων μηνών, το υπόλοιπο του λογαριασμού της είχε αυξηθεί σε σημείο που μπορούσε να πληρώσει τους λογαριασμούς της, χωρίς την άντληση κεφαλαίων από δάνεια.
Τι χρειάζεστε από το λογιστικό σύστημα
Ένα είδος των πληροφοριών το βρήκαμε στα προηγούμενα παραδείγματα και είναι αυτό που θέλετε από το λογιστικό σύστημα σας. Αυτή η πληροφορία πρέπει
- Να είναι ακριβής
- Να πληροί της απαίτησης της διεύθυνσης
- Να είναι εύκολο στη χρήση
Μπορούμε να χρησιμοποιούν πληροφορίες, όπως αυτή για την επίλυση προβλημάτων και τη λειτουργία της επιχείρησης. Καθώς και με τα χαρακτηριστικά της ακρίβειας, της συνάφειας, και της απλότητας, το λογιστικό σύστημα σας θα πρέπει να συσταθεί κατά τέτοιο τρόπο που δεν απαιτεί υπερβολικά μεγάλο χρονικό διάστημα για να διατηρηθεί.
Θυμηθείτε, δεν είστε ένας λογιστής, και δεν θέλουμε να περάσετε το χρόνο σας να προσπαθείτε να κάνετε λογιστική. Μερικά από τα δημοφιλέστερα συστήματα λογιστικής απαιτούν ειδικές γνώσεις όχι μόνο σε υπολογιστές, αλλά για στον τομέα της λογιστικής. Βεβαιωθείτε ότι το εν λόγω σύστημα έχει το υπόβαθρο που απαιτείται για την εγκατάσταση και τη λειτουργία του.
Εάν αυτό δεν συμβαίνει, πρέπει να πάρετε ένα πακέτο που είναι περισσότερο προσαρμοσμένο στις δυνατότητες της εταιρείας σας. Σε αυτή την περίπτωση θα χρειαστείτε την συμβουλή μας
Λογιστική Κύκλου Εργασιών
Ο κύκλος εργασιών δεν είναι τίποτα περισσότερο από τη ροή των συναλλαγών, στην επιχείρησή σας. Είναι σημαντικός για τη δημιουργία του λογιστικού συστήματος σας. Θέλουμε να γνωρίζουμε ποιοι είναι οι τύποι των συναλλαγών και των λογιστικών εγγραφών Εν ολίγοις, είναι ο τρόπος που το λογιστικό σύστημα σας αλληλεπιδρά σε κάθε φάση του κύκλου.
Αυτή η αναφορά είναι το τι συμβαίνει τυπικά σε μια επιχείρηση. Πέραν αυτών οι τρόποι που δημιουργείτε ένα λογιστικό σύστημα ώστε να αποφέρει τα αναμενόμενα, καθώς και να είναι τόσο ευμετάβλητο, ώστε να καλύπτει τις συνεχόμενα μεταβαλλόμενες εμπορικές συνθήκες είναι θέμα ειδικών συμβούλων, οι όποιοι όχι μόνο φέρουν τα απαραίτητα πιστοποιητικά και τίτλους αλλά προπάντων έχουν την εμπειρία ώστε να ανταπεξέλθουν και να δημιουργήσουν.
Εκτός της εκμετάλλευσης της λογιστικής για εμπορικούς σκοπούς έναντι των δημοσίων φορέων υπόλογος είναι πάντα ο επιχειρηματίας. Συμπεραίνοντας ότι η επιλογή των συνεργατών του πρέπει να είναι βάση και της εμπειρίας και όχι μόνο της υπογραφής.